Conservation et suppression des données

Les durées de conservation dépendent des finalités, de la nature des données et des obligations légales ou professionnelles applicables.

Cette matrice doit devenir la source de vérité opérationnelle du cycle de vie des données. Chaque ligne doit être reliée à une finalité, une durée approuvée, une règle d’archivage et un mécanisme technique permettant d’appliquer l’expiration prévue.

1. déterminer la date de fin ;
2. bloquer les nouveaux traitements si le contrat le prévoit ;
3. ouvrir une fenêtre d’export ;
4. définir les formats d’export ;
5. définir le délai avant suppression de la production ;
6. tenir compte du cycle d’expiration des sauvegardes ;
7. documenter les exceptions légales ;
8. prévoir une confirmation de suppression lorsqu’elle est contractuellement prévue.

La réversibilité doit préciser qui déclenche l’export, qui peut le télécharger, comment il est protégé et à quel moment les accès au cabinet sont désactivés. Les exceptions légales ou professionnelles doivent être documentées séparément.

Les références officielles rappellent le principe d’une conservation liée aux finalités du traitement. Elles ne fixent pas automatiquement une durée identique pour toutes les catégories présentes dans un cabinet médical.

Une suppression dans l’interface ne signifie pas nécessairement que toutes les copies techniques disparaissent immédiatement. La politique finale doit distinguer production, archives, sauvegardes et éventuelles obligations de conservation.

Lorsque le contrat prévoit une confirmation de suppression, la procédure doit définir comment cette confirmation est produite après expiration du cycle de sauvegarde applicable.